In het najaar van 2019 is het project gestart om papieren bouwdossiers van de aangesloten gemeenten Purmerend, Edam-Volendam, Wormerland, Landsmeer en Waterland te digitaliseren. In de tussentijd is er inmiddels 525 meter bouwarchief gescand en daarvan 200 meter via onze website digitaal beschikbaar gekomen.

Heel proces

Om de kwaliteit van deze informatieobjecten, zoals bouwtekeningen, te borgen gaat er een heel proces aan vooraf eer de dossiers online staan. Zo vindt er een technische controle van de scans plaats om te kijken of er bijvoorbeeld geen sprake is van overbelichting. Dit zou namelijk informatieverlies tot gevolg hebben. Omdat bouwtekeningen tot in de eeuwigheid bewaard blijven, eisen we van het scanbedrijf een hoge kwaliteitstandaard.

Twee medewerkers die alles kunnen vertellen over de ontwikkelingen van dit omvangrijke project zijn Frank en Edgar. Bij de start van het project keken we met Frank (medewerker beheer/depot) vooruit naar de pilot van het eerste blok te digitaliseren archiefblok. Nu blikken we met hem en Edgar (functioneel beheerder e-depot) terug op wat er in de afgelopen 4 jaar is gerealiseerd. En wat dit betekent voor de (digitale) dienstverlening aan onze klanten.

Frank en Edgar, wat hebben jullie in 4 jaar tijd gerealiseerd en geleerd van het project?

Edgar: We hebben nu bijna 20.000 bouwdossiers online staan en deze bevatten meer dan 31.000 individuele adressen.

Frank: De gedigitaliseerde bestanden beslaan tot nu toe ongeveer 9,5 TB geheugen.

Edgar: We hebben vooral geleerd dat we het bij de benaming van bestanden simpel moeten houden. Ook om verwarring met het scanbedrijf te voorkomen. Zo zijn de namen van tekeningen meer gestandaardiseerd. Voor kleine bouwdossiers staat er bij de toegang op de website gewoon “tekening” en bij grote bouwprojecten zijn de soorten tekeningen (bijvoorbeeld detailtekening of bestektekening) uitgesplitst. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en ook dat de te raadplegen bestanden niet te groot worden.

Wat betekent dit voor de (online) dienstverlening? Zitten er nog beperkingen op inzage van stukken?

Edgar: Men kan gratis de bouwdossiers online inzien en downloaden op de website van het Waterlands Archief en hoeft hiervoor niet meer naar de studiezaal te komen. In principe is een heel dossier openbaar maar een uitzondering hierop zijn de aanvragen en de besluiten (de verleende bouwvergunning), hier staan persoonsgegevens in die vanwege de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) niet gepubliceerd mogen worden. Wel is het mogelijk om deze documenten in te zien in de studiezaal maar over het algemeen is de klant meer geïnteresseerd in bouwtekeningen. Een voordeel voor de klant is dat deze geen geld meer kwijt is aan het laten kopiëren van bouwtekeningen. Een bijkomend gevolg van het digitaliseren van de bouwvergunningen is dat er voorkomen wordt dat tekeningen (onherstelbare) schade oplopen door raadpleging of dat er tekeningen per ongeluk in een verkeerd dossier worden opgeborgen door klant of medewerker.

Frank: Er is al veel meer gescand dan er online staat. Alle controles van de gedigitaliseerde bestanden en het plaatsen in het E-depot daarvan kosten veel tijd. De reeds gescande documenten die nog niet online staan, kunnen wel digitaal verstuurd worden naar de klanten. Dit geldt ook voor de archiefblokken die bij het scanbedrijf staan en nog gescand moeten worden. Hiervoor bestaat de mogelijkheid tot “scannen op verzoek”. Men hoeft daarvoor niet meer naar onze studiezaal te reizen voor inzage. Scannen op verzoek voor de overige blokken is niet mogelijk.

Edgar: Onze gegevens worden steeds nauwkeuriger. In het verleden werden er vaak vergunningen afgegeven voor woningen zonder dat daar een adres bij werd vermeld. De beschrijving was dan: “bouw van 30 woningen” en dan moest je het dossier fysiek pakken om te controleren welke adressen daarbij hoorden. Nu is het een kwestie van online de (situatie)tekeningen bekijken en dan via websites zoals Google Maps, Google Streetview of de BAG viewer (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) van het kadaster het bijbehorende adres op te zoeken. Zo vullen we steeds meer gegevens aan.

Wat is voor jullie tot nu toe het mooiste resultaat van het project?

Edgar: Dat we nu bijna 100 jaar aan verleende bouwvergunningen van de gemeente Wormerland (en rechtsvoorgangers) online hebben staan!

Frank: Dat het digitale archief toegankelijker wordt met een betere en completere beschrijving van hetgeen online staat. Zoals het feit dat er steeds meer ontbrekende huisnummers bekend worden.

Vervolg en hulpvraag

Ook in 2024 gaat men door met het verder digitaliseren van de bouwdossiers. Op de website kunt u daarom steeds meer bouwarchieven uit onze mooie regio Waterland online inzien!

Vele handen… een hulpvraag aan u als bezoeker van onze website:

Vooral bij oudere bouwblokken ontbreken vaak de huisnummers. Soms vult men deze in na een speurtocht, maar dat is een tijdrovende klus. Mocht u een bouwtekening tegenkomen waarvan het huisnummer onbekend is en u herkent deze laat het dan weten via [email protected] .